CONTROL DE INVENTARIOS EN EXCEL

Excel es una de las herramientas más versátiles y usadas en el mundo y es por esto que resulta muy sencillo usarlo para manejar nuestro negocio.

Uno de los usos más frecuentes es para controlar el inventario, si no manejamos miles de productos o muchas variantes de nuestros productos, es muy factible usar Excel para hacer nuestro inventario ya que con algunas fórmulas y tablas podemos llevar un control muy bueno de nuestro inventario.

Excel es una opción muy económica para llevar nuestro control de inventario ya que no tenemos que invertir grandes cantidades para obtener un sistema completo de inventario y además nos ahorramos el tiempo que tardemos en aprender a usar el nuevo sistema.

“El usar las fórmulas correctas nos puede llevar a controlar nuestro inventario de forma muy exacta.”

En este artículo vamos a explicar cómo hacer una hoja de Excel para llevar nuestro inventario y que de acuerdo a las entradas y salidas de nuestro almacén se actualice la existencia de nuestro inventario.

(Nota: Puedes descargar esta hoja de excel completamente funcional aquí)

NOTA: Esta guía funciona para Office 2013 y 2016.

Pasos para crear un inventario en Excel

Paso 1: Crear la tabla de nuestros productos.

El primer paso es crear nuestro catálogo de productos, aquí vamos a poder dar seguimiento acerca de las existencias que vamos a tener de cada producto y esto lo vamos a calcular por medio de fórmulas, pero por el momento únicamente vamos a crear los campos básicos.

• Creamos un libro de Excel en blanco
• Renombramos la hoja y ponemos el nombre de Productos

• Agregamos el título puede ser Listado de Productos

• Agregamos las columnas que va a tener nuestro catálogo
  • Clave del producto
  • Descripción del Producto
  • Existencia Actual

Podemos ajustar el ancho de las columnas como necesitemos.

• En el menú INSERTAR, seleccionamos TABLA y ponemos el rango $A$2:$C$3, tenemos que seleccionar “La Tabla Tiene Encabezados”, para indicarle a Excel que la primera fila son los encabezados de nuestra tabla y damos click en el botón Aceptar.

• Vamos a cambiar el nombre a nuestra tabla, para esto seleccionamos una celda de nuestra tabla
• En el menú HERRAMIENTAS DE TABLA, seleccionamos DISEÑO
• En Nombre de la tabla ponemos TblProducto

Al crear la tabla se le va a aplicar un formato que podemos cambiar, lo podemos hacer dentro del menú DISEÑO y en ESTILO DE TABLA  podemos seleccionar cualquier diseño que queramos, en este caso voy a seleccionar el de color verde.

Con estos pasos ya hemos creado nuestra tabla de productos.

Pero el título de la tabla se va a ver mejor si lo centramos, para hacer esto seleccionamos el rango de celdas donde queremos centrar nuestro título. En este caso A1 a C1.

Y solo damos click al botón COMBINAR Y CENTRAR, además voy a aumentar el tamaño de la letra para que resalte y le voy a dar un tamaño 16.

Nuestra hoja para nuestros productos la hemos terminado.

Ahora vamos a crear nuestra hoja para los movimientos de nuestro almacén.

Paso 2: Crear Tabla para los movimientos de almacén

En esta hoja vamos a registrar todas nuestras entradas y salidas de productos en nuestro inventario.

Estas es la hoja que más vamos a utilizar, ya que dependiendo de las entradas y salidas que tengamos, se va a actualizar en automático las existencias de nuestros productos.

Para crear nuestra tabla realizamos los siguientes pasos:

• Creamos una nueva hoja y cambiamos el nombre a Movimientos

• Ponemos de título Movimientos de Inventario

• Creamos las siguientes columnas
  • Clave de Producto
  • Descripción del Producto
  • Movimiento
  • Cantidad Entrada
  • Cantidad Salida
  • Precio por Unidad
  • Total

Recuerda ajustar el ancho de columna para verlas correctamente.

• En el menú INSERTAR, seleccionamos TABLA y damos el rango =$A$2:$G$3, recuerda seleccionar La Tabla Tiene Encabezados. Como ya sabes el formato de la tabla lo podemos cambiar en el menú DISEÑO, de la sección HERRAMIENTAS DE TABLA.

• Vamos a cambiar el nombre a nuestra tabla, para esto seleccionamos una celda de nuestra tabla
• En HERRAMIENTAS DE TABLA, seleccionamos DISEÑO
• En Nombre de la tabla ponemos TblMovimiento

• Listo ya tenemos nuestra tabla de movimientos de inventario, recuerda centrar el título para que se vea mejor, por si no lo recuerdas, selecciona el rango de celdas donde quieras centrar el título y presiona el botón Combinar y centrar y aumentamos la letra a 16.

Si lo deseas puedes cambiar los colores de la tabla de movimientos, como vimos en la tabla de productos, dentro del menú, dentro de HERRAMIENTAS DE TABLA en la sección de ESTILO DE TABLA, puedes seleccionar alguna combinación de colores, en este caso, seleccionamos el verde.

Ahora vamos a dar los formatos y fórmulas para el funcionamiento de nuestro inventario.

Paso 3: Aplicar Formatos y Fórmulas a la Tabla de Productos

La parte fundamental de nuestro inventario es poder calcular y llevar nuestro inventario de la forma más automática posible.

En nuestra hoja, en la tabla de productos según las entradas y salidas que se registren, se va a aumentar o disminuir la existencia actual de nuestro producto.

Pero primero vamos a dar formato a nuestra tabla de productos.

• Vamos a nuestra tabla de productos
• Seleccionamos la celda C3

• En el menú dentro de la sección Número, seleccionamos el formato Número

• Dependiendo de si tus productos utilizan o no decimales para las existencias, puedes aumentarlos o disminuirlos con los botones , el primero sirve para aumentar decimales y el segundo para disminuirlos. Estos botones están dentro de la sección Número. En este ejemplo voy a eliminar todos los decimales.

Para nuestra tabla de productos, hemos terminado de dar formato a nuestras columnas, solo ha sido una ya que las otras 2 van a ser texto.

Creo que puedes tener una pregunta…

¿Por qué solo le dimos formato a una sola celda de nuestra tabla de productos?

En el Paso 2 hicimos una tabla y que le dimos formato, la ventaja de utilizar tablas en Excel es que los formatos y las fórmulas que uses en tus columnas, solo lo tienes que hacer en la primera fila, y Excel de forma automática va a aplicar el formato y las fórmulas a las filas que vayas insertando.

Así que ya sabes, utiliza tablas para agilizar tu trabajo.

Ahora vamos a insertar nuestra fórmula para que la existencia se vaya actualizando conforme los movimientos de nuestra tabla Movimientos de Inventario.

En la celda C3 ponemos la siguiente fórmula:

=SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],”=” & A3,TblMovimiento[Cantidad Entrada])-SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],”=” & A3,TblMovimiento[Cantidad Salida])

Con esta fórmula, vamos a calcular de forma automática la existencia en base los movimientos de entradas y salidas.

Pero… ¿Qué hace esa fórmula tan larga?

La fórmula tiene dos partes:

La parte que suma las entradas:

=SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],”=” & A3,TblMovimiento[Cantidad Entrada])-SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],”=” & A3,TblMovimiento[Cantidad Salida])

La parte que suma las salidas:

=SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],”=” & A3,TblMovimiento[Cantidad Entrada])-SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],”=” & A3,TblMovimiento[Cantidad Salida])

La función SUMAR.SI nos ayuda a sumar un rango de celdas que coincidan con un criterio, por ejemplo, la parte de sumar las entradas son:

SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],”=” & A3,TblMovimiento[Cantidad Entrada])

El primer argumento de la fórmula es: TblMovimiento[Clave de Producto], con esto hacemos referencia de la tabla TblMovimientos a todos los datos de la columna Clave de Producto.

El segundo argumento es “=” & A3, con esto indicamos  que el rango del primer argumento, es decir que los datos de la columnaTblMovimiento[Clave de Producto], deben ser igual al dato que tenemos en A3 de nuestra tabla de Productos.

El tercer argumento es TblMovimiento[Cantidad Entrada], con esto indicamos que cuando se cumplan los criterios anteriores, la columna que se debe sumar de la tabla de Movimientos es la de Cantidad Entrada.

Lo mismo sucede con las Salidas, la fórmula es muy parecida pero solo cambiamos la columna a sumar que sería TblMovimiento[Cantidad Salida]

Y finalmente solo restamos las Entradas y Salidas para que nos de el Total de nuestro inventario.

=SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],”=” & A3,TblMovimiento[Cantidad Entrada])–SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],”=” & A3,TblMovimiento[Cantidad Salida])

Como lo tenemos en una tabla, conforme vayamos agregando productos, la fórmula se va a actualizar conforme al producto que le corresponda.

Paso 4: Aplicar Formatos y Fórmulas a la Tabla de Movimientos

El formato que necesitamos para nuestra tabla de Movimientos es:

• Las columnas Cantidad Entrada y Cantidad Salida les aplicamos el formato de Número, esto como anteriormente explicamos, seleccionamos las celdas D3 y E3 y en la sección Número del menú, seleccionamos del combo el formato Número y con los botones agregamos o quitamos decimales.

• Las columnas Precio por Unidad y Total, les vamos a dar un formato de Moneda y vamos a dejar 2 decimales.

En nuestra tabla de movimientos solo necesitamos aplicar una fórmula en la columna Total.

Nuestra fórmula para total sería.

=SI([@[Cantidad Salida]]=””, [@[Precio por Unidad]]*[@[Cantidad Entrada]], [@[Cantidad Salida]]*[@[Precio por Unidad]])

Imagen 21

Con esta fórmula obtenemos el precio total de nuestro movimiento de inventario ya sea de entrada o salida.

Para obtener este resultado usamos la función SI, nos ayuda a evaluar cuando una condición se cumple o no.

Vamos a analizar la fórmula:

=SI([@[Cantidad Salida]]=””, [@[Precio por Unidad]]*[@[Cantidad Entrada]], [@[Cantidad Salida]]*[@[Precio por Unidad]])

La función SI nos pide 3 argumentos,

SI(Condición, parte verdadera, parte falsa)

el primero es [@[Cantidad Salida]]=””, estamos diciendo que de nuestra tabla de movimientos si la columna Cantidad Salida del renglón que estamos posicionados es vacío entonces va a ejecutar la parte verdadera.

=SI([@[Cantidad Salida]]=””, [@[Precio por Unidad]]*[@[Cantidad Entrada]], [@[Cantidad Salida]]*[@[Precio por Unidad]])

La parte verdadera de nuestra fórmula corresponde a [@[Precio por Unidad]]*[@[Cantidad Entrada]]

Aquí lo único que estamos haciendo es multiplicar el valor que tengamos en la columna Precio por Unidad y el valor que tengamos en Cantidad Entrada. Esto es porque sabemos que la columna Cantidad Salida está vacío por lo que corresponde a un movimiento de entrada.

En caso de que la columna Cantidad Salida tenga un valor entonces la Condición [@[Cantidad Salida]]=”” nos da como resultado un falso por lo que la fórmula toma la parte falsa.

=SI([@[Cantidad Salida]]=””, [@[Precio por Unidad]]*[@[Cantidad Entrada]],[@[Cantidad Salida]]*[@[Precio por Unidad]])

La parte falsa es  [@[Cantidad Salida]]*[@[Precio por Unidad]], que solo estamos multiplicando la Cantidad Salida y el Precio por Unidad.

Con esta fórmula obtenemos el total no importando si el movimiento es de entrada o salida.

Pero, ¿Para qué la descripción del producto se llene automático?

Ahora, vamos a ligar la columna Clave de Producto y Descripción del Producto con la tabla de Productos, de esta forma cuando pongamos una Clave de Producto solo nos va a aceptar los que tengamos en nuestra tabla de Productos.

“El ligar una columna para que solo acepte los valores que tengamos en otra columna, nos evita que cometamos errores al capturar la información.”

Además, la columna Descripción de Producto se va a llenar automáticamente con lo que pusimos en la tabla de productos.

Vamos a empezar…

• En nuestra hoja de Productos, nos posicionamos en la celda A3 y en el cuadro de nombres que es el que está al lado de la barra de fórmulas ponemos el nombre de ClaveProducto. Esto nos va a servir para hacer referencia a los valores que tenga esta columna.

• En nuestra hoja de Movimientos, seleccionamos la celda A3..A300 que corresponde a la columna Clave de Producto. Le dimos 300 para tener capacidad de 300 registros, pero tú puedes extender el rango como tú quieras.
• Dentro del menú DATOS, damos click en el botón VALIDACIÓN DE DATOS.

Nos va a presentar una ventana con las opciones para validar los datos que va a aceptar la columna.

Para nuestro rango vamos a indicarle que es una lista de valores.

Para esto, en el combo de PERMITIR, seleccionamos Lista y en ORIGEN ponemos el valor =ClaveProducto

Presionamos Aceptar, y si nos fijamos en la celda A3 nos va a mostrar un combo en donde van a aparecer los valores aceptados para esta columna, en este momento va a aparecer vacío porque en nuestra tabla de Productos todavía no tenemos ningún producto

Para que al momento de introducir un valor en la celda A3 nos aparezca de forma automática la descripción del producto, en la celda B3 vamos a introducir la siguiente fórmula.

=BUSCARV([Clave de Producto],TblProducto[[Clave de Producto]:[Descripción del Producto]],2,FALSO)

Pero… ¿Qué significa esta fórmula?

La función BUSCARV nos permite buscar un valor en un rango o tabla de forma vertical y nos regresa el valor de la columna que le indiquemos.

BUSCARV acepta 4 argumentos que son:

BUSCARV(Valor buscado, rango de las celdas o tablas a buscar, columna a regresa el valor, FALSO o VERDADERO si se quiere una coincidencia exacta).

En nuestro ejemplo, los valores son

=BUSCARV([Clave de Producto],TblProducto[[Clave de Producto]:[Descripción del Producto]],2,FALSO)

El primer argumento es [Clave de Producto], aquí indicamos que en el renglón que estamos posicionados tome el valor de la columna Clave de Producto y lo va a tomar como el valor a buscar.

El segundo argumento es TblProducto[[Clave de Producto]:[Descripción del Producto]], en el cual indicamos que el rango a buscar son los valores de la tabla Productos y es necesario especificar las dos columnas ya que lo que hace la función es buscar el valor en la primera columna del rango que le dimos y debemos especificar la columna Descripción del Producto ya que va a ser el valor que va a regresar.

El tercer argumento es 2, significa que del rango que le dimos nos va a regresar el valor que esté en la columna 2 que es la de Descripción del Producto.

El tercer argumento es FALSO, que significa que requerimos que la coincidencia sea exacta.

Con esta fórmula al momento de seleccionar una clave de producto nos va a llenar en automático la descripción del producto.

Entonces, llegó la hora de poner a funcionar todo….

Paso 5: Introducir los datos a nuestro control de inventario

Ahora solo debemos introducir los datos a nuestras hojas.

(Nota: Recuerda que puedes descargar esta hoja de excel completamente funcional aquí)

Primero nos vamos a nuestra tabla de productos y a manera de ejemplo voy a dar de alta 3 productos.

Si te das cuenta la columna Existencia Actual nos pone en ceros ya que la fórmula se va replicando en todos los renglones que vayamos creando, como no hay movimientos de inventario entonces nos calcula en ceros.

Nos vamos a nuestra tabla de Movimientos de Inventario, nos posicionamos en la celda A3 y si te fijas hay un combo, si damos click en la flecha nos despliega las claves de productos que capturamos en nuestra tabla de Productos.

Y como habíamos dicho, al capturar una clave, nos trae también su descripción.

En la columna movimiento corresponde a la descripción del movimiento, en este caso yo le voy a poner Entrada por pedido 340

Cantidad de Entrada voy a suponer que pedí 10 artículos

El precio por unidad es el costo por cada producto y en este caso le voy a poner 7000, como ya tiene formato solo hay que capturar los puros números.

Y también en automático se calcula el Total.

Voy a capturar 5 movimientos más…

Si nos regresamos a la tabla de productos, puedes darte cuenta que la columna Existencia Total ya se ha actualizado dependiendo de los movimientos de inventario.

Y con esto ya tenemos un control básico de nuestro inventario.

Descarga aquí la hoja de Excel con las formulas que vimos en este artículo